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ESQUEMA HOJA DE TRANSMISIÓN

Se denomina fax, por abreviación de facsímil, a un sistema que permite transmitir a distancia por la línea telefonica escritos o gráficos (telecopia).

REQUISITOS

REQUISITOS

DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL REMITENTE
A partir de los márgenes superior e izquierdo se determina un espacio de 3 cm en sentido vertical, por 11 cm en sentido horizontal, donde se ubicarán los siguientes datos:

• Razón social o logotipo, si lo hay.
• Ciudad y país de origen.
• Número de teléfono del remitente.
• Número del telefax que transmite el documento.

IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO

En el espacio restante, a continuación de los datos de identificación del remitente, se ubicará el título HOJA DE TRANSMISIÓN POR TELEFAX, centrado y en mayúscula sostenida.

DISTRIBUCIÓN DE LOS DATOS DE TRANSMISIÓN

FECHA
Bajo este título impreso se escribirá la ciudad de origen y la fecha de transmisión.

NÚMERO DE CONTROL
Cuando la empresa requiera controlar los mensajes vía fax, se podrá utilizar una numeración consecutiva.

Después del título DATOS DEL DESTINATARIO, se determinará un espacio de 3 cm en sentido vertical por 12 cm en sentido horizontal, para impresión de las palabras NOMBRE, CARGO Y EMPRESA, alineados verticalmente contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida.

Frente a estos enunciados se escribirán también, en mayúscula sostenida, el nombre del funcionario, el cargo que ocupa y la razón social.

EL ESPACIO RESTANTE, HASTA EL MÁRGEN DERECHO, SE FRACCIONARÁ ASÍ:

Un espacio de 1 cm vertical para imprimar la expresión “Telefax No” con mayúscula inicial, frente a la cual se escribirá el número que le corresponde al telefax del destinatario.

Un espacio de 2 cm vertical para imprimir las palabras “Ciudad” y “país” alineados verticalmente y con mayúscula inicial, frente a las cuales se escribirán la ciudad de destino y el país, si se trata de una transmisión internacional.

DATOS DEL REMITENTE

Después del título DATOS DEL REMITENTE se determinara un espacio de 1.5 cm en sentido vertical por el ancho entre márgenes, para la impresión de las palabras NOMBRE y CARGO alineados en sentido horizontal yen mayúscula sostenida.

Frente s estos enunciados se escribirá en mayúscula fija el nombre del funcionario que remite el fax y su cargo en la empresa.

ASUNTO O MENSAJE

A partir de los datos del remitente se determinará un espacio de 4.5 cm en sentido vertical, por el ancho entre márgenes, en el cual se colocara la expresión “Asunto o Mensaje”, con mayúscula inicial. Este espacio se utiliza para escribir el tema, finalidad o síntesis del documento que se transmite. También para escribir el mensaje cuando su extensión no es mayor de cuatro líneas.

NÚMERO DE HOJAS TRANSMITIDA INCLUIDA ÉSTA

Frente a esta expresión se escribe en número arábigos, el total de páginas que se transmiten contando la hoja de transmisión por telefax.

FIRMA

Sobre esta palabra aparecerá la rúbrica del funcionario que envía el documento o mensaje.

APÉNDICE

PRECAUCIONES

• Se debería tener en cuenta las siguientes:Que la línea telefónica del telefax no tenga derivaciones, para evitar interferencias.
• Mantener el equipo encendido y el papel en cantidad suficiente y debidamente instalado.

• Fotocopiar el fax que requiera conservación por más de seis meses, con el fin de garantizar su calidad archivista con nitidez, preservación de color, entre otros.
• El fax se puede considerar solamente como un delante de información y en algunos casos se requiere enviar adicionalmente el documento original.
  

DEFINICIÓN

DEFINICION

Sistema telefónico que permite reproducir a distancia escritos, gráficos o impresos. Documento recibido por telefax.

Asunto: enunciado del tema, finalidad o síntesis del documento que se transmite.
Datos de Transmisión: elementos que identifican y controlan los documentos que se transmiten por telefax.
Destinatario: persona natural o jurídica a quien va dirigido el fax.
Espacio: distancia horizontal de escritura.
Firma: rúbrica del funcionario que solicita la transmisión.
Logotipo: emblema que identifica a una corporación o empresa.
Mensaje: contenido de una comunicación breve.
Razón social: nombre que identifica a una corporación o empresa.
Remitente: persona natural o jurídica que envía el fax.
Renglón: distancia vertical de escritura.

DATOS DE TRANSMISIÓN

Todo documento que se envíe por telefax debe estar precedido por una hoja con los datos de transmisión.
Los datos de transmisión que se deben imprimir son los siguientes:

• Razón social y logotipo, o uno de los dos.
• Ciudad y país del remitente.
• Número del teléfono del remitente.
• Número del telefax del remitente.
• Identificación del remitente.
• Fecha.
• Número de control de fax (opcional).
• Datos del destinatario. Nombre y cargo de la empresa.
• Número de fax del destinatario.
• Ciudad y país del destinatario.
• Datos del remitente. Nombre y cargo de la empresa.
• Asunto o mensaje cortó.
• Número de hojas trasmitida incluida esta.
• Firma del funcionario que solicita la transmisión.

MÁRGENES

Los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de la hoja con los datos de transmisión serán de 1 cm.
CALIDAD DE REPRODUCCIÓN:
Para lograr una buena calidad de reproducción, los documentos que se transmiten deben ser legibles (sin borrones ni repisados). Además se deben evitar las reducciones y los tipos de letra muy pequeños, porque afectan la nitidez del fax.
VERIFICACIÓN DE LA TRANSMISIÓN:
En caso de presentarse dificultades en el envío o recepción del fax, se debe informar acerca de ellas por otro medio, como télex o teléfono, para verificar y corregir los problemas de transmisión del fax.

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